Arkivplanen for Flå kommune er utarbeidet etter krav i arkivloven, kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personregisterlovenog etter NOARK 5 standaren .
Arkivlova § 6: ”Offentlig organer plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid”
Arkivforskrifta § 2-2 : Ett offentlig organ skal til en hver tid ha en ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet.
Arkivplanen sitt formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen.
Arkivplanen skal vise hvordan arkivarbeidet skal utføres, reglement og instrukser for journalføring, saksbehandling, arkivhåndtering, oversikt over arkivdeler og arkivserier i Flå kommune.
Forskriften om offentlig arkiv krever at arkivarbeidet skal være lagt til arkivtjenesten. Dersom dette skal bli tilfredsstillende, og dersom arkivtjenesten skal kunne fungere i sin primærerolle som aktiv støttefunksjon for saksbehandlig og utførelse av oppgaver, er det naturlig at både ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske saksbehandlingen(arkivdannelse), og forvaltning av dokumentasjonen (bevaring), ligger til denne. Bevist og målrettet skal denne integrere funksjoner som virksomheten sin kunnskapsbank, minne og formasjonsvaktmester.
Alle tilsatte i Flå kommune som arbeider som saksbehandlere eller kontorplikter plikter å gjøre seg kjent med disse retningslinjene.
Alle saker som blir behandlet politisk eller admistrativt i kommunen, skal følge dette reglementet og bli bygd opp etter vedtatt mal for saksframstillng.
Arkivplanen gjelder for alle enheter i Flå kommune, både manuelle og elektronisk dokumentbehandlinger. Alle nytilsatte i kommunen skal få informsjon om hvor de finner arkivplanen.
Retninglinjene i dette dokumentet blir gjort gjeldende som et internreglement. Oppdatering av arkivplanen
Arkivplanen skal ajourføres en gang i året, eller når det er endringer i organisasjonen, eller endringer i rutiner i sak/arkivsystemet. Ansvaret for dette arbeidet tilligger arkivansvarlig. Det er bare endringer i arkivplanen som da blir distribuert.
Innspill til endring av arkivplanen skal leveres til arkivleder.
